Как контролировать выполнение заданий подчиненными?

Как правильно поставить срок исполнения поручения/задания сотруднику? Как контролировать исполнение сроков? Как подстраховаться от того, что в нужный момент задание не будет выполнено подчиненным? Этим и подобным вопросам всегда уделяется время на различных тренингах для руководителей. Бизнес-консультанты, эксперты, тренеры и коучи часто говорят о необходимости дать самостоятельность подчиненным, дать им возможность реализовать до конца задачу. А что происходит в жизни? ! Подходит срок и вы понимаете, что задача не выполнена, или вы получили совсем не то, что ожидали?!

Бесспорно, руководителю надо учиться правильно давать поручения, ставить задания, включать сотрудников в решение бизнес задач и проблем. И от развития подобных навыков во многом зависит его эффективность как руководителя.

В том числе руководитель должен понимать, что различные сотрудники требуют к себя различного внимания, подхода и применяемых инструментов воздействия на них, т. е. если сотрудник не подводил, квалифицированный (т. е. может решить задачу, справиться с поручением и т. д.), лояльный к компании и руководителю, то и не зачем его дергать, и в точности наоборот, если сотрудник "новый", у него регулярно возникают проблемы со сроками исполнения, с методами решения и на выходе с результатами его работы, то тем более пристального внимания к себе он требует, тем детализированее необходимо расписывать задачи, а возможно надо просто разбить выполнение задачи на отдельные поручения, и контролировать ход исполнения каждого поручения.

Как все-таки правильно ставить сроки исполнения?!

Во-первых, необходимо вырабатывать у подчиненных следующую полезную привычку, - "сказал-сделал". Тем самым в последствие вы сможете оценивать "надежность" подчиненного и понимать насколько вы можете положиться на него при выполнении им заданий

Во-вторых, необходимо договориться с подчиненными о следующем правиле. "Если вдруг стало понятно, что выполнить задание не представляется возможным вне зависимости от причин этого, необходимо срочно доложить об этом руководителю". И если срок исполнения срывается по вине сотрудника, то он должен приходить к руководителю с готовыми решениями данной проблемы, которые позволять минимизировать "потери".

В-третьих, внедрите в компании четкое понимание сроков исполнения - redline и deadline - желаемый и крайний срок выполнения.

Определяя срок исполнения задания необходимо учитывать опыт (квалификацию, справлялся ли с аналогичным заданием ранее) и "надежность" (подводил ли ранее вас) сотрудника. Плюс к этому, желательно, чтобы срок исполнения был согласован с исполнителем, при этом он взял личную ответственность за соблюдение сроков. Например, "...к кому числу берешься выполнить...", "сколько времени тебе понадобится...", ".... мне необходимо, чтобы это было решено до(к).... берешься? ".

Далее начинаются нюансы.

Если исполнитель имел опыт решения подобного задания и называет срок (предположим 5 дней), то добавляем 20% к этому (1 день соответственно) и получаем желаемый (5 дней) и крайний (6 дней) сроки исполнения.

Если исполнитель "надежный" (см. выше), но опыта решения подобных задач не было, то максимальный срок исполнения для него определяется очень просто - умножением стандартного срока на 2, т. е. в нашем примере, это 10 дней (желаемый) и 12 дней (крайний) срок исполнения.

Если сотрудник не надежен, но выполнял подобные задания ранее, то лучше всего разбить задание на части и выдавать ему их по "кусочкам" в виде конкретных поручений/распоряжений, контролируя выполнение на протяжении всего срока исполнения поручения по принципу "всегда в поле зрения", так у вас будет гарантия того, что вы получите необходимый результат в нужные сроки.

Вообще старайтесь избавляться от ненадежных сотрудников, это гораздо страшнее, чем отсутствие квалификации в решении конкретных задач.

Промежуточные итоги

В конце, добавлю еще один небольшой нюанс. Несмотря на "самостоятельность" и "надежность" и т. д. сотрудника, вам как руководителю надо быть все-таки быть уверенными в том, что задание выполниться полностью и вовремя. Для этого просто необходимо осуществлять контроль на промежуточных точках. Ведь давно известно, что если не контролировать исполнение, то работник будет следующим образом распределять силы при выполнении задания - пока не пройдет 80% времени, работа будет делать в пол руки, а после прохождения 4/5 срока работник будет выполнять задание "стахановским" темпами (отсюда и частные случае срыва исполнения и снижение качества результата, ведь работу предстоит сделать в 4 раза быстрее, чем можно было бы, если спланировать выполнение равномерно). В сухом остатке, вам как руководителю необходимо для успокоения души ? назначить промежуточные сроки исполнения (проходя которые работник со временем привыкнет к тому, что его могут проверить и работу надо делать вовремя). Определить их легко - это 25-30% срока, 50% срока, 70-75% сроков.

И еще одна маленькая управленческая хитрость. Предположим у вас есть два сотрудника: опытный и новичок в конкретном задании (оба надежные, ранее не подводили). У вас есть время и вы бы хотели "развивать" новичка, и именно ему поручить выполнение задания (хотя у вас остается запасной вариант - опытный в этом вопросе сотрудник), как поступить в данном случае?!

Мы знаем, что опытный сотрудник справится с заданием в 5-ти дневный срок (продолжение нашего примера), соответственно мы имеем границы выполнения задания 5-6 дней (желаемый и крайний вариант). Для новичка, как мы уже определись лучше всего выставить срок 10-12 дней, а что дальше? А дальше вы определяете точку не возврата (так назвал ее один знакомый тренер) - из 10 мы вычитаем 6 дней, получаем 4 дня. То есть на 4 день исполнения вы обязательно должны убедиться в том, что задание выполнено минимум на 33%, а лучше на 40%, и будет выполнено в надлежащие сроки. В противном случае, я рекомендую вам:

1. Отменить выполнение задания

2. Перепоручить его опытному сотруднику (ведь времени у нас еще достаточно для того, чтобы опытный справился без перенапряжения)

3. Провести "воспитательную" беседу с новичком и понять причины: лень, знания или еще что-то помешало ему выполнить в срок, а дальше уже принять для себя решение будете ли вы в будущем поручать ему подобные задания и нужен ли он вам такой ?! (ведь вы имели на него свои "виды")

Если вам уж больно очень надо, чтобы именно новичок довел задание до конца, то разбиваете оставшуюся работу на части и выдаете ему ее "по кусочкам" в виде поручений/распоряжений, при этом контролируете исполнение по принципу "всегда в поле зрения" и не даете сотруднику отклониться от намеченного курса, во время включаетесь в решение возникших проблем. Заходи и выигрывай на официальном сайте генерал казино .
4
объявления
12
рубрик
100
регионов
0
магазинов